Praticamente todas as empresas tomaram consciência da necessidade de rever e atualizar os seus sistemas e infraestruturas de TI para transformar digitalmente os seus negócios. Embora as circunstâncias tenham acelerado uma mudança que se esperava completa a médio ou longo prazo, as soluções precipitadamente implementadas revelaram processos sem garantias de segurança ou sem a eficiência que processos bem planeados ou estruturados teriam alcançado. Para as empresas que ainda não iniciaram ou não concluíram este processo, é agora uma boa altura para considerar seriamente um plano de modernização das suas infraestruturas de TI.
Mas porquê adotar um modelo digital para o posto de trabalho?
Os benefícios empresariais de ter postos de trabalho digitalizados vão desde reduções de custos significativas, até à flexibilidade de ter capital humano em qualquer localização geográfica ou ter acesso no momento a toda a informação corporativa. Do mesmo modo, estudos recentes demonstraram que os trabalhadores se sentem mais motivados e produtivos perante a possibilidade de realizar o seu trabalho à distância e de forma flexível, o que torna o trabalho virtual um elemento diferenciador e atrativo para captar e reter os melhores talentos para o nosso negócio.
Quais são os passos para conseguir um processo bem estruturado de digitalização do posto de trabalho?
Visão Comum. Envolver todos os departamentos da empresa para que estejam conscientes da importância do projeto e, ao mesmo tempo, para que cada profissional saiba exatamente qual é o objetivo da implementação da digitalização do seu posto de trabalho.
Estratégia. Ter um plano de modernização bem definido e estruturado que reúna as necessidades de cada um dos departamentos envolvidos, a sua implementação e a comunicação constante de cada etapa do processo.
Tecnologia. Como base principal de todo o processo. É necessário estabelecer um roteiro técnico que apoie a visão comum, a estratégia e os objetivos definidos.
Mudanças na organização. A evolução para um ambiente totalmente digital significa estabelecer novas normas, políticas e procedimentos para orientar os utilizadores ao longo do processo de implementação. Se for bem feito, as pessoas envolvidas devem compreender a mudança que a adoção de tais medidas implica.
Experiência do utilizador. Um elemento realmente importante para uma implementação bem-sucedida. O procedimento deve ter um período de formação que nos permita adquirir experiência e melhorar o processo em cada fase. Um bom exercício seria escolher um superutilizador de cada departamento envolvido que pudesse atuar como o primeiro tester.
Processos. Não sermos estáticos na nossa abordagem. Embora não seja o ideal, é inevitável que os processos sejam redesenhados de acordo com a evolução, a introdução de novas tecnologias, novas abordagens e a experiência dos utilizadores.
Informação. Graças à disponibilidade imediata da informação, esta torna-se numa peça "inteligente" que ajuda o utilizador a usar, analisar ou procurar dados que fazem parte do sistema, melhorando a eficiência e a produtividade.
Métricas. Relatórios sobre os resultados do processo de implementação realizados por cada responsável, para fornecer informações sobre a utilização, a experiência dos utilizadores e a satisfação dos funcionários.
Uma vez que a implementação tenha sido alcançada e tenhamos evoluído para um modelo de digitalização do posto de trabalho, isso não significa que tenhamos alcançado um objetivo final ou estático. É importante estarmos conscientes de que a tecnologia está em constante evolução e que devemos estar vigilantes para tornar os nossos processos ainda mais produtivos e eficientes.
Neste sentido, é importante trabalhar com profissionais que possam aconselhar as empresas sobre a melhor e mais inovadora forma de conseguir processos mais eficientes de digitalização dos postos de trabalho. Profissionais que possuem um conhecimento profundo das infraestruturas de TI e que se envolvam com os objetivos e visão da empresa que aconselham. Ter um parceiro na gestão dos serviços de digitalização do posto de trabalho significa ter recursos tecnológicos que possam levar a cabo todo o processo de conceção, desenvolvimento e gestão de uma mudança vital para o funcionamento da empresa.
A Irium tem uma vasta experiência na implementação e gestão de projetos de transição e digitalização do posto de trabalho. Oferecemos serviços geridos que se adaptam às necessidades específicas de cada cliente para que o seu processo de modernização digital deixe de ser um desafio e passe a ser uma oportunidade real de melhorar a sua eficiência e produtividade.
