Rocío Martínez
Subdiretora da Irium
Uma das principais preocupações de qualquer organização é garantir que os seus funcionários estão a agir de acordo com as diretrizes da organização e cumprem rigorosamente com a legalidade no seio da mesma.
Embora possa entender-se como uma falta de confiança por parte da Direção, na realidade não é tão difícil que certas irregularidades ocorram no seio da empresa se tudo for deixado ao acaso sob a premissa de "se todos já sabem o têm que fazer".
Seria estranho que um comercial levasse um cliente a almoçar para comemorar o fecho de um bom negócio e que no entusiasmo do dia acabassem com uma mariscada e bebidas por conta da empresa? Ou que um programador de software, para gerir melhor os seus projetos, baixe um software sem licença para o computador portátil da empresa que só ele usará? Ou, numa nota mais atual, que um funcionário use o elevador com várias outras pessoas sem usar máscara nem manter a distância social? Não é estranho para nós visualizarmos estas situações. Bem, todas elas podem constituir uma infração ou crime.
Para uma organização, é fundamental que todos os membros do seu quadro de colaboradores sejam capazes de identificar estes comportamentos e disponham dos mecanismos necessários para que ditas situações sejam levadas ao conhecimento da Direção, de forma a serem solucionadas.
A dificuldade, portanto, não consiste em como uma organização pode obrigar os seus funcionários a cumprir as leis, mas em como conseguir com que todo o quadro de colaboradores assuma esta responsabilidade e a interiorize como parte de sua identidade.
Neste desafio reside a verdadeira dificuldade dos sistemas de Compliance, que tanto se tornaram moda como consequência de uma alteração legislativa e que agora passaram a fazer parte das funções da área jurídica de qualquer empresa. De nada serve contratar o melhor escritório de advocacia externo que analise cada risco legal intrínseco à operação da empresa, que crie um programa documental detalhado ou que escreva umas bonitas políticas para serem postadas na intranet, se não estiver acompanhado de uma vontade firme da Direção em envolver toda a organização no sistema.
Para consegui-lo existem ações que podem ajudar-nos:
Explicar a cada membro da organização com terminologia simples e amigável os riscos envolvidos e como reconhecê-los.
Gerar um clima de confiança que elimine o estigma cultural das consequências de ser “informante”. Não se trata de denunciar um colega à Direção sobre um comportamento ilícito, mas de ser consciente de que se esse comportamento ocorreu é porque havia um problema subjacente que deve ser identificado e resolvido (desinformação, uma necessidade não atendida, um objetivo inalcançável, uma oportunidade mal gerida).
Manter um canal de comunicação aberto, com atualizações periódicas de informação e formação, que permita a entrada às novas incorporações nesta cultura de Compliance.
No final das contas, o cumprimento da lei não é mais do que garantir que todos jogamos com as mesmas regras, é um benefício de todos e, portanto, uma responsabilidade partilhada.
Playing a clean game is about everybody´s choice
One of the biggest concerns of every organization is to make sure that their employees are performing according to the organizations’ directions and that they strictly follow them while respecting the legalities involved.
Although it could be understood as a lack of trust from the Management Department, in reality, it’s not so difficult for some irregularities to appear inside the company, especially if we acquire the attitude of thinking that “everybody knows what they have to do”.
Would it be weird for a salesperson to take a customer to dinner in order to celebrate closing a deal, knowing that the working hours will end with a seafood platter and drinks on behalf of the company? Or what if a software developer, in order to develop their projects, downloads unlicensed software onto the company laptop that only he will use? Or how about if, more recently, an employee taking the elevator with several more people without wearing a mask or keeping social distance? Is it so hard to imagine these situations? Well, all of them can be considered crimes or offences.
For an organization, it’s crucial that all working members are capable of identifying those behaviours and that they have the specific tools to deal with them and pass on that information to the Management Department in order to provide a solution.
The difficulty, indeed does not lie in how you can push an organization to abide by the law, but in how you can make human talent internalize that responsibility and take it on as part of their identity.
In this challenge lies the real difficulty of compliance systems, which are so fashionable as a result of legal change that is now part of legal department roles in any company.
There is no point in hiring the best outside firm to analyse every legal risk intrinsic to the company’s operations and to design a documentary program in detail or write up some nice policies to post online if it is not accompanied by a firm willingness of the Managing Department to involve the whole organization in the system. To achieve this, there are some useful tips:
• Explain the risks involved and how to recognize them to each member of the organization by using simple and friendly terminology.
• Create a trusting environment that removes the cultural stigma of the "snitch" effect. It is not a question of tattling on a colleague to the manager about inappropriate behaviour, but being aware that, if such weak performance has occurred, it is because there was an underlying problem that must be identified and resolved, such as misinformation, an unmet need, an unattainable goal or a poorly managed opportunity.
• Maintain an open communication channel with regular updates of information and training that allows for the fostering of this compliance culture among the new additions to the company.
In the end, legal compliance is nothing more than ensuring that we all play by the same rules. It is a benefit for everyone and therefore a shared responsibility.